7-s2-Diseño y rediseño institucional y organizacional

 Diseño e ingeniería constitucional

La constitución es una institución jurídica y política. En ella se muestra la estructura de las relaciones de poder, económicas, sociales y culturales. Ella es la representación estructural y funcional de los valores, la historia y los proceso de negociación de la comunidad política. En las constituciones se encuentran las formas básicas y fundamentales (aunque no todas) de las interacciones entre los miembros de la sociedad. Las instituciones tienen una atribución importante, pues reducen la incertidumbre; éstas también reflejan las creencias de la gente, de allí la importancia de conocer e identificar cómo los humanos aprenden, qué aprenden y por qué lo aprenden. Esto permitirá conocer tanto a las instituciones como a las organizaciones, pues, establecen pautas de conducta y comportamiento social, político y administrativo. Las instituciones son las que establecen la manera en cómo se reparte el poder del Estado (Nohlen, 1993). Cuando Giovanni Sartori (1994) hizo referencia a la ingeniería constitucional estaba planteando la conexión entre el papel que juegan en un Estado las constituciones, por una parte, así como el establecimiento y la delimitación las formas de ejercicio del poder; por otra, como instrumentos de gobierno y de decisiones políticas fundamentales y los sistemas electorales y de partidos, como elementos que inciden en la representatividad y en la gobernabilidad de cada sociedad. Por lo tanto, la importancia del diseño institucional radica en crear y moldear las reglas del juego para atender a la pluralidad de la sociedad política, pues aquél será el esquema que permita la disminución

de incertidumbre y disputa política entre los actores que interaccionan en el sistema político, lo cual permitirá alcanzar las metas y satisfacer las necesidades del sistema, socializar valores e imponerlos. Como dice Sartori (1994), las instituciones establecen las normas de conducta, formales e informales derivadas de la interacción diaria entre los individuos de acuerdo a su entorno y cultura. Dichas normas marcan la pauta de cómo se conducirán los individuos en su convivencia con los otros miembros de la sociedad. Son las instituciones las que estimulan y aumentan o disminuyen la probabilidad de que ciertas conductas se manifiestan a partir de lo que distingue Bentham como las dos maquinarias de la realidad: las recompensas y los castigos. Sobre el diseño de las instituciones, lo que tendríamos que preguntarnos dice Goodin (1996) es si nacen por accidente o de manera intencional. Este autor considera que no se diseñan instituciones, más bien se diseñan planes para la construcción de instituciones, los cuales deberán tener en cuenta la multiplicidad de diseñadores y la naturaleza mezclada de sus intervenciones intencionales en el proceso de diseño. En el siguiente esquema se muestran algunos elementos que implican realizar el diseño de instituciones.

Por ejemplo, en el siguiente mapa veremos el análisis sistemático y general del antes llamado Instituto Federal de Acceso a la Información Pública (IFAI).

 En el esquema se muestra de manera general el conjunto de relaciones e interacciones que se presentaron como parte de la creación, diseño externo e interno de una institución pública gubernamental. También se aprecia la generalidad del diseño organizacional, mismo que se delimita con las estructuras y funciones que integra esta dependencia, recientemente modificada para ser más bien un organismo constitucional autónomo, que ahora se conoce como Instituto Nacional de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales.

Para cambiar, modificar o rediseñar, además de considerar los elementos del diseño, se deben considerar las necesidades y la factibilidad de cambio. Preguntas como las siguientes permiten explorar algunas necesidades:

 ¿Qué valores, estructuras y funciones fundamenta la Constitución? 

 ¿De qué se ocupa el Estado? 

 ¿Cuáles son los mecanismos idóneos de rendición de cuentas para el poder ejecutivo?

  ¿Cuáles son las funciones y atribuciones que debe seguir por institución? 

 ¿Cuáles son las funciones y atribuciones que debe seguir por organización? 

 ¿En dónde deben ubicarse los órganos de control del ejecutivo? 

 ¿Cómo controlan los ciudadanos al poder legislativo? 

 ¿Qué instancias deben ser autónomas? 

 ¿Autónomas respecto de quién? 

 ¿Puede y debe la sociedad ser consultada para asuntos cruciales mediante mecanismos distintos de los procesos electorales?

Estas y otras preguntas se pueden realizar para ir identificando a la organización o institución que se pretende estudiar en su comportamiento sistémico. La respuesta a todas estas interrogantes dan cuenta de la dimensión de la tarea del presente y de los años por venir. Sólo resta expresar una certeza “el desvanecimiento de la ilusión de que advenimiento del Estado mínimo significaba una postura más cómoda para la gestión gubernamental en la que ya habría muy poco por hacer” (Aburto, s.a: 33).

 Diseño organizacional

El diseño organizacional hace referencia a las estructuras y funciones de un conjunto organizado de procesos que se interconectan para logra un fin. Recordemos que una organización es un conjunto de personas con intereses, valores y metas. Las organizaciones –que pueden ser tan diversas como un banco, una granja corporativa, un organismo gubernamental o Xerox Corporation– tienen características en común. Las características para describir las organizaciones es la siguiente:

Las organizaciones son 1) entidades sociales que 2) están dirigidas a las metas, 3) están diseñadas como sistemas de actividades estructuradas y coordinadas en forma deliberada, y 4) están vinculadas al entorno. El elemento clave de una organización no es una construcción ni un conjunto de políticas y procedimientos; las organizaciones están constituidas por las personas y las relaciones entre ellas. Una organización existe cuando las personas interactúan entre sí para realizar funciones esenciales que ayudan a alcanzar las metas. Las tendencias recientes en la administración reconocen la importancia de los recursos humanos, con la mayor parte de los enfoques nuevos diseñados para facultar a los empleados con magníficas oportunidades de aprender y contribuir, mientras trabajan juntos por lograr metas comunes (Daft, 2011:11

En el diseño y creación de una organización tiene que considerarse lo siguiente: a) Adaptación del diseño b) Considerar a las personas

c) Las normas e instituciones d) No olvidar el entorno e) Las contingencias f) Globalización g) Competencia intensa h) Ética y responsabilidad social i) Velocidad y capacidad de respuesta j) El lugar del trabajo digita

Las siguientes preguntas te permitirán ir comprendiendo algunos aspectos del diseño en la administración de una organización.

 Las investigaciones han demostrado que la evaluación de los diversos grupos de interés es un reflejo exacto de la efectividad organizacional, sobre todo en cuanto a la capacidad de adaptación de la organización. Además, tanto las organizaciones comerciales como aquéllas sin fines de lucro se preocupan por su reputación y tratan de dar forma a las percepciones de los grupos de interés en cuanto a su desempeño (Daft, 2011:17).

En realidad, es razonable suponer que todos los grupos de interés pueden sentirse igualmente satisfechos, pero si una organización no satisface las necesidades de varios grupos de interés, es probable que no alcance sus metas de efectividad. Los administradores buscan satisfacer al menos los intereses de todos los grupos. Cuando cualquiera de ellos se siente muy inconforme, es probable que retire su apoyo y afecte el desempeño organizacional futuro. Puede ser difícil satisfacer a varios grupos de interés, sobre todo al cambiar las metas y prioridades, como lo describe el ejemplo siguiente (Daft, 2011).

De la estrategia competitiva a la colaborativa 

En las organizaciones tradicionales diseñadas para el desempeño eficiente, la estrategia es formulada por los altos directivos e impuesta en la organización. Los altos directivos piensan en la forma de hacer que la organización responda mejor a la competencia, utilizar los recursos con eficiencia y manejar los cambios en el entorno. En contraste, en la organización que aprende, las acciones acumuladas de una fuerza de trabajo informada y facultada para decidir contribuyen al desarrollo estratégico. Como todos los empleados están en contacto con los clientes, los proveedores y la nueva tecnología, ayudan a identificar las necesidades y soluciones y participan en la elaboración de estrategias (Daft, 2011). 

De la cultura rígida a la adaptable

 Un peligro para muchas organizaciones es que la cultura corporativa se vuelva fija, como cimentada en concreto. Las organizaciones que fueron muy exitosas en entornos estables con frecuencia se convierten en víctimas de su éxito cuando el entorno empieza a cambiar de manera significativa. Los valores culturales, ideas y prácticas que ayudaron a lograr el éxito pueden afectar en forma negativa el desempeño eficaz en un entorno que cambia con rapidez (Daft, 2011

Niveles de análisis en la organización 

Cada organización es un sistema que está compuesto por subsistemas. Los sistemas organizacionales están anidados dentro de los sistemas y es necesario elegir un nivel de análisis como el enfoque primario. Por lo general, cuatro niveles de análisis son los que caracterizan a las organizaciones, lo que se describe en la figura que se muestra en seguida. El ser humano es el bloque de construcción básico de las organizaciones y es para la organización lo que una célula para un sistema biológico. El siguiente nivel más alto es el grupo o departamento. Éstos son los grupos de individuos que trabajan juntos para realizar las tareas de grupo. El siguiente nivel de análisis es la organización misma. Una organización es un conjunto de grupos o departamentos que se combinan para formarla en su totalidad.

Finalmente se enuncian los fundamentos del diseño de las organizaciones, mismos que pueden ser aplicados a las organizaciones públicas.  La turbulencia y la complejidad reemplazaron a la estabilidad y la predictibilidad como las características que definen a las organizaciones actuales. Algunos de los desafíos específicos que los administradores y las organizaciones enfrentan incluyen la globalización, la competencia intensa, el escrutinio ético riguroso, la necesidad de respuesta rápida, el lugar de trabajo digital y una diversidad cada vez mayor.  Las organizaciones son muy importantes, y los administradores son responsables de dar forma a las organizaciones para que tengan un buen desempeño y satisfagan las necesidades de la sociedad. Las dimensiones estructurales de la formalización, especialización, jerarquía de la autoridad, centralización, profesionalismo y razones personales, así como las dimensiones contextuales de tamaño, tecnología organizacional, entorno, metas y estrategia y cultura proporcionan etiquetas para medir y analizar a las organizaciones. Tales dimensiones varían en gran medida de una organización a otra.  Existen muchos tipos de organizaciones. Una distinción importante es entre de las organizaciones comerciales (donde los administradores dirigen sus actividades hacia la obtención de dinero para la empresa) y las organizaciones sin fines de lucro (en las que los administradores dirigen sus esfuerzos hacia la generación de algún tipo de impacto social). Los administradores luchan por diseñar organizaciones que logren tanto la eficiencia como la eficacia. Esta última es compleja porque cada grupo de interés tiene intereses y necesidades diferentes que quieren que la organización satisfaga.  Las perspectivas del diseño organizacional varían con el tiempo. Los administradores pueden entender mejor a las organizaciones al tener una perspectiva histórica y comprender las configuraciones organizacionales básicas. Cinco partes de la organización son el centro técnico, la gerencia de nivel alto, la gerencia de nivel medio, el apoyo técnico y el apoyo administrativo. Las distintas configuraciones de estas partes dan como resultado cinco tipos básicos de organización: estructura emprendedora, aparato burocrático, burocracia profesional, forma diversificada y adhocracia.  Los desafíos en el entorno actual dan lugar a cambios en el diseño organizacional y las prácticas de administración. La tendencia se aleja de los sistemas altamente estructurados basados en un modelo mecánico a favor de sistemas más libres y flexibles basados en un modelo biológico natural. Muchos administradores rediseñan las empresas hacia la organización que aprende, caracterizada por una estructura horizontal, empleados facultados para tomar decisiones, información compartida, estrategia colaborativa y una cultura adaptable.  Por último, la mayoría de los conceptos en la teoría organizacional pertenece a los niveles gerenciales alto y medio de la organización. Sin embargo, también tenemos que ubicarnos en los niveles operativos de la supervisión y la motivación de los empleados, que se analizan en el comportamiento organizacional